Offertes aanmaken en wijzigen

Offertenummer

Dit offertenummer wordt voorgesteld. Dit is het eerstvolgende nummer uit uw instellingen Nummers. Afhankelijk van de nummerinstelling 'Boekstuknummer wijzigen toegestaan' is het niet mogelijk om een nummer op te geven dat afwijkt van het nummer uit de nummerinstellingen.

Uw referentie

In dit veld kunt u de 'Uw referentie' van de offerte opgeven.

Omschrijving

Hier kunt u een omschrijving opgeven voor de offerte.

Offertedatum

Hier kunt u de datum voor de offerte opgeven. U kunt de datum handmatig invoeren of selecteren via het kalenderpictogram.

Medewerker

Hier kunt u de medewerker selecteren die verantwoordelijk is voor deze offerte.

Magazijn

Hier kunt u een magazijn opgeven.

Leveringswijze

Hier kunt u een leveringswijze opgeven.

Condities

Met deze knop kunt u eventueel extra offertegegevens invoeren.

Vervaldatum

Offertes hebben meestal een beperkte geldigheidsduur, omdat veranderingen in de tijd van invloed zijn op verkoopprijzen en kosten. Daarom kunt u hier een vervaldatum opgeven. U kunt de datum handmatig invoeren of selecteren via het kalenderpictogram.

Prijslijst debiteur

Indien er voor de geselecteerde debiteur een prijslijst van toepassing is wordt deze hier getoond. 

De velden bij het invoeren van een offerte zijn gelijk als die bij het invoeren van een verkooporder. Meer informatie over deze velden kunt u vinden in het document over het invoeren van een verkooporder.

 

Het flowschema van een offerte is in principe hetzelfde als dat van een verkooporder. Door gebruik te maken van E-Offerte worden er stappen aan de flow van een order toegevoegd, in dit geval voorafgaande stappen. De pictogramknoppen geven aan wat de status van deze offerte is in het totale proces.  Met de knop 'Afgedrukt' kunt u de offerte daarom direct afdrukken. Een aangeboden offerte kan door de ontvanger worden geaccepteerd of verworpen. Een geaccepteerde offerte wordt automatisch een order.

Verricht

Wanneer u een offerte verricht, wordt deze omgezet in een verkooporder.

Netto

Dit veld geeft het totale nettobedrag van deze offerte aan. Dit is het brutobedrag minus de verleende korting. Als u 'Netto' kiest, ziet u hoe deze berekening is opgebouwd. Deze waarde  is exclusief BTW en exclusief de geselecteerde artikelen in het scherm 'Kortingen/Opslagen'.

Specifiek

Met deze knop kunt u het scherm Korting/opslagen weergeven waarin u de betalingsconditie(s) kunt invoeren voor deze offerte. Tevens kunt u in dit scherm extra kortingen of opslagen invoeren. Als u niet gebruikmaakt van deze knop, komt dit scherm naar voren als u de offerte sluit. Het totaal wat getoond wordt, is het totaal aan phantom artikelen exclusief phantom artikelen die niet worden afgedrukt op de factuur en phantom artikelen van de betalingsconditie.

Belasting

Dit veld geeft het totale bedrag aan BTW weer. Dit wordt bepaald door de BTW-codes in de offerteregels. Als u 'Belasting' kiest, wordt de berekening weergegeven in een nieuw scherm. Dit bedrag is exclusief de BTW voor phantom artikelen die niet op de factuur worden afgedrukt en BTW van de betalingsconditie.

Totaal

Dit is het totale bedrag inclusief BTW dat gefactureerd gaat worden aan de factuurdebiteur. Als u 'Totaal' kiest, wordt het scherm 'Termijnen' weergegeven.

Notitie

Middels deze knop kunt u een notitie aan de offerte koppelen.

Bijlage

Met de knop kunt u een bijlage aan de offerte koppelen.

Verzamelen

Met deze knop wordt in een apart scherm de offerte gesorteerd op artikel. Bij elk artikel worden totaalgegevens getoond, zoals het totale aantal. Het kan namelijk voorkomen dat hetzelfde artikel wordt ingevoerd in meerdere offerteregels (bijvoorbeeld als een verschillende afleverdatum van toepassing is). Deze functionaliteit heeft geen enkele invloed op de offerte. Het is enkel een andere manier om de offerteregels te bekijken. 

MRP

Met deze knop komt u in het MRP scherm van het artikel.

Retouren

Deze knop is alleen actief bij verkooporders met contractartikelen. Met deze knop kunt u de contractartikelen uit de verkooporder retourneren.

Voorbeeld

Met deze knop kunt u een afdrukvoorbeeld opvragen. Zo kunt u zien hoe de offerte eruit zal zien wanneer u deze afdrukt. Vanuit het voorbeeldscherm kunt u de offerte vervolgens afdrukken op de printer.

Deze knop is niet van toepassing wanneer u werkt met verzamellay-outs. Wanneer u in de orderinstellingen de optie 'Gebruik verzamellay-out'  heeft aangevinkt is deze knop dan ook niet aanwezig.

Activiteit

Middels deze knop kunt u een overzicht opvragen van alle activiteiten die reeds voor deze order zijn ingevoerd. Tevens heeft u hier de mogelijkheid om een nieuwe activiteit voor deze order te registreren. Deze knop is alleen aanwezig wanneer u beschikt over de module E-CRM.

Berekenen

Deze knop is alleen aanwezig wanneer 'SE4125 - Offerte calculatie' in uw licentie aanwezig is. De knop is alleen actief wanneer een regel met een maakartikel is geselecteerd. Met deze knop opent u het 'Verkoopprijs berekening' scherm, waar u de verkoopprijs van het maakartikel kunt berekenen. 

Structuur

Deze knop is alleen aanwezig wanneer 'SE4125 - Offerte calculatie' in uw licentie aanwezig is. De knop is alleen actief wanneer een regel met een maakartikel is geselecteerd. Met deze knop kunt u het onderhoud van de stuklijst van dat artikel openen.

Artikel

Met deze knop kunt u doorzoomen naar het artikelonderhoud van het artikel in de geselecteerde offerteregel.

Gekoppelde opslagen

Deze knop is alleen actief wanneer u de optie 'Toepassen: Gekoppelde opslagen' onder de knop 'Condities' heeft aangevinkt. Middels deze knop kunt u bekijken welke gekoppelde opslagen van toepassing zijn op deze offerte.

Nieuw

Met deze knop kunt u vanuit het huidige scherm direct een nieuwe offerte aanmaken.

Sluiten

Met deze knop sluit u het scherm.